A Ambitur.pt continua a acompanhar o setor hoteleiro em Portugal e inova uma vez mais com uma esta rubrica. On the Job é o mote para trazermos aos nossos leitores as muitas e diferentes funções que se desempenham hoje neste setor turístico, perguntando a quem as exerce que competências são necessárias para ocupar esses cargos e que valor acrescentado traz aos hotéis. Desta vez a conversa é com Francisca Rodrigues, responsável de compras do Four Points by Sheraton Matosinhos.
Francisca Rodrigues está no Four Points by Sheraton Matosinhos há cerca de dois anos . Licenciada em Gestão Hoteleira, a profissional não tem dúvidas de que o seu departamento tem um papel fulcral na gestão de recursos, na qualidade dos produtos e serviços, e na eficiência operacional e financeira do hotel.
Quando e como iniciou este cargo no hotel onde se encontra a trabalhar?
Durante a licenciatura em gestão hoteleira ingressei num estágio curricular no Marriott Lisbon Hotel em 2018. Após estágio e conclusão do curso por mais um ano, sucede-se o início da pandemia com total impacto na indústria turística. Durante as várias tentativas de ingresso à hotelaria, dediquei-me a um negócio familiar na área de restauração e conjuguei ainda com um part-time com funções financeiras numa empresa fora da área. No último trimestre de 2021 finalmente surgiu a oportunidade de desempenhar um papel profissional no setor. Numa propriedade do portfolio da Marriott International, o Four Points by Sheraton Matosinhos.
Como é o seu dia-a-dia? Quais as funções e especificidades do seu cargo?
Posso começar por dizer que o meu dia hoje não tem muito a ver com aqueles que foram os meus primeiros dias. Abrir um hotel obriga mesmo a isso. Numa fase inicial, as exigências estão no patamar de resposta à abertura e todos os materiais que são necessários adquirir. Depois, veio o planear de toda a estrutura que iria responder numa base diária às necessidades do hotel. Sabia que o início iria exigir disponibilidade para o desempenho das tarefas. Juntamente com o nosso diretor e os responsáveis de departamento, comecei a tratar da logística das encomendas iniciais no hotel. Passava por combinar os dias de entrega, racionalizar os espaços, construir listagens para conferir todas as entradas, inventários, criar documentos, entre outros. Julgo que o dia mais desafiante foi quando recebemos cerca de duas toneladas de roupa para os quartos. Todo o processo era uma novidade, tanto para mim como grande parte da equipa. Nunca o ditado “a união faz a força” esteve tão presente na minha cabeça como naquele dia.
Já numa segunda fase, com a rotina e alguma experiência, o meu dia-a-dia de forma geral passa por tratar de encomendas; controlo e verificação de mercadoria, controlo de HACCP; registo de faturas e análise de preços, cumprimentos de prazos para assegurar a operação, execução de faturação ou fundo de maneio geral, gestão de stocks e inventários mensais. Hoje, começo a ter espaço para pesquisas de mercado, de forma a que estejamos em linha com as melhores práticas do mercado.
Está integrada ou lidera uma equipa? De quantos elementos e quem são?
Apenas existe uma pessoa a assegurar a gestão do Economato.
Hierarquicamente, a quem tem de responder?
Ao nosso diretor geral, Tiago Duarte.
Com que outras áreas/departamentos do hotel tem de trabalhar para que a sua função seja bem-sucedida?
Com todos os departamentos. Essa sinergia é o que mais me motiva no meu dia-a-dia. A gestão eficaz desta função requer uma comunicação eficiente e um suporte aos diversos departamentos para garantir que tenham recursos necessários para a operação, para além disto o departamento de compras também é o ponto de correlação entre a estrutura interna e terceiros, desta forma é muito importante manter uma boa relação com todos os intervenientes.
Que competências considera serem fundamentais para exercer este cargo?
No meu ponto de vista disciplina, poder de negociação, comunicação, resolução de problemas, pensamento estratégico, adaptabilidades e trabalho de equipa. Contudo é importante lembrar que as competências podem variar consoante o hotel em que estamos inseridos.
Teve alguma formação específica para exercer esta sua função? Qual a sua formação?
Sim, sou licenciada em gestão hoteleira no ISAG.
Que mais-valias traz este cargo para o hotel/grupo hoteleiro onde trabalha?
A responsabilidade pela provisão dos recursos faz com que o departamento esteja sempre atento à oscilação do mercado, principalmente nos tempos que ocorrem. Porém, é importante realçar que todas as compras realizadas devem estar de acordo com o padrão de qualidade do hotel. Por esse motivo, nem sempre o fornecedor que pratica o menor preço é o mais adequado, ou seja, cabe ao responsável fazer uma análise para estabelecer um balanço entre preço e qualidade. Este é o ponto chave do departamento de compras para o hotel, manter correlações entre os dois polos.
No entanto para manter a consistência é importante ter uma boa relação com o fornecedor para estabelecer parcerias estratégicas, como a melhoria de preços e termos, o cumprimento de prazos, garantindo que os produtos ou serviços estejam disponíveis quando necessários, evitando assim atrasos ou interrupções na produção ou entrega.
Numa forma geral, o departamento de compras desempenha um papel essencial na gestão de recursos, na qualidade dos produtos e serviços, na conformidade, na eficiência operacional e financeira do hotel.
