O Real Hotels Group estabeleceu uma parceria com a empresa tecnológica SISQUAL, para aproveitar o seu software de Workforce Management (WFM). Nádia Sousa, diretora de Recursos Humanos do grupo hoteleiro, que conta com 20 hotéis em Lisboa, Cascais e Algarve, explica à Ambitur.pt que o Real Hotels Group procurava uma ferramenta para gerir com eficácia os horários de trabalho e a assiduidade das suas equipas nas diferentes geografias. E garante que a solução SISQUAL® WFM “é a mais completa e «user-friendly» face aos nossos requisitos”, permitindo eliminar todo o trabalho manual e otimizando assim o tempo de trabalho investido nesta gestão, bem como a fiabilidade dos dados.
Nádia Sousa recorda que, anteriormente, a cadeia hoteleira recorria a ficheiros de Excel que eram preenchidos manualmente pelas diversas chefias, onde eram indicadas as ausências e justificação das mesmas, as folgas e feriados trabalhados, ou o trabalho suplementar. Estes ficheiros eram depois encaminhados, mensalmente, para a equipa de Payroll, que validava a informação e a introduzia manualmente no sistema que dispomos para o processamento salarial.
Mas com a SISQUAL® WFM, o Real Hotels Group afirma ter eliminado toda a utilização de ficheiros Excel e documentos em papel, passando a ter “um processo 100% digital desde a elaboração dos horários das equipas, ao registo das picagens de ponto, até à gestão mensal por parte das chefias dos tempos de trabalho realizados por cada colaborador”, indica a responsável. E garante ter hoje “um controle rigoroso das variáveis que têm impacto no processamento salarial”.
Nádia Sousa explica que a atividade laboral no setor hoteleiro é exercida 24/7, com turnos rotativos e “a SISQUAL® WFM permitiu-nos ter uma monitorização da nossa operação hoteleira em tempo real e, sempre que ocorrem situações anómalas, as mesmas são facilmente detetadas, corrigidas e geridas quer pelas equipas da Operação, quer pelo departamento de RH”, as duas áreas onde o grupo sentiu melhorias mais evidentes.
José Pedro Fernandes, vice-presidente da SISQUAL® WFM, acredita que esta solução se adequa à atividade hoteleira “tendo como base os dados das reservas que, ao se conjugarem com a taxa de ocupação, permitem calcular as necessidades de pessoal em todas as áreas do hotel”. Por outro lado, aponta que os hotéis são locais estratégicos para todo o tipo de eventos sazonais, eventos esses que obrigam a dimensionar, de forma conjuntural, as equipas de trabalho que neles vão trabalhar e que estão desfasadas dos ciclos de trabalho habituais.
Da parte dos hotéis, Nádia Sousa não hesita em afirmar que com o software da SISQUAL obtém-se informação “fidedigna” dos dados de gestão de pessoal desde o trabalho suplementar, bancos de horas, ausências ou saldos de férias, “o que nos permite ter rigor sempre que queremos apurar a valorização destes dados como, por exemplo, ocorre para o fecho de contas na cessação de um colaborador”. Outro aspeto referido pela diretora de RH do Real Hotels Group é o facto da SISQUAL® WFM ter simplificado a alocação correta de custos de pessoal nos centros de custo financeiros, bastando para isso que as chefias façam uma adequada alocação das equipas na planificação dos horários.
Por outro lado, diz, esta ferramenta permite parametrizar a legislação laboral aplicável a cada empresa, o que se traduz “em transparência, rigor e confiança sob todos os pontos de vista – quer na ótica da empresa, quer na ótica dos colaboradores”.
Nádia Sousa lembra que esta ferramenta exige formação inicial para ser corretamente utilizada mas concorda que, após esta formação, “há um ganho significativo na libertação de trabalho de caráter administrativo, bem como, ao nível do rigor dos dados e da gestão das equipas”.
Por Inês Gromicho
