A otimização de compras foi o tema do seminário “Gestão de Custos para IPSS e Hotéis”, organizado pela Hotel Shop+Social Shop, que decorreu esta terça-feira, no Porto, no Sheraton Hotel & Spa. Através de uma abordagem diferenciadora, como já é habitual nas formações do grupo, realizaram-se três peças de teatro com o intuito de sensibilizar e alertar para uma melhor gestão de custos.
“Fizemos uma abordagem fora do normal neste tipo de formações”, disse à Ambitur.pt Miguel Paredes Alves, fundador e presidente da Hotel Shop, explicando que a gestão de compras e custos “é uma área vital para qualquer organização. “Temos que tratar de gerir melhor os nossos custos e diminui-los sem perder qualidade”, alertou.
Através do seminário pretendiam transmitir ideias, conhecimentos e experiências concretas que podem ajudar no dia-a-dia a otimizar compras. Para tal, encenaram três peças de teatro que abordavam a relação entre o consumidor e o fornecedor para chamar a atenção para as falhas mais habituais nesta área. “A primeira é ir só atrás do preço, e a segunda, ir só atrás da qualidade do serviço, quando o mais importante é que haja um equilíbrio entre ambos”, ressalvou o fundador da Hotel Shop.
“O preço não é tudo! A importância do produto e serviço” dava mote à primeira encenação. Numa instituição social o diretor dizia ao gestor de compras que os custos estavam muito elevados e que teria que os diminuir custasse o que custasse, nem que fosse no seu próprio ordenado. Momentos depois, tem uma reunião com um fornecedor, que se apercebe da sua condição e lhe diz que tem preços muito inferiores a todos os fornecedores a que costuma comprar. Porém, não sabe a categoria dos alimentos – que são de qualidade inferior – não sabe a que dia é entregue a mercadoria nem a que horas. Além disso, o preço era baixo mas o gestor estava a comprar a uma quantidade muito superior ao que necessitava, havendo desperdício de recursos.
Já na segunda peça, com o nome “O serviço não é tudo! A importância do preço”, o gestor de compras recebe a visita de dois fornecedores. Um tem umas condições excelentes de entrega, consegue realizá-las todos os dias, tem boas condições de limpeza. O outro, como tem uma empresa mais pequena, só faz entregas dois dias por semana e estas têm que ser feitas com mais antecedência. Porém, quando o gestor comparou os preços, o primeiro tinha um custo muito mais elevado do que o segundo, o que ao final do ano correspondia a um valor muito significativo, que podia ser aplicado noutros elementos. Fazendo as contas, o segundo revelava-se mais compensatório, bastava apenas que houvesse um maior controle do que era necessário e realizar as compras mais atempadamente.
No último, com a denominação “Até ao último tostão! A importância da gestão interna”, falou-se sobre o que as organizações podem fazer para otimizar as suas compras e custos. Num hotel, o diretor falou com três funcionários: o gestor de compras, o cozinheiro e a empregada da limpeza. Uma das primeiras conclusões era o pouco espírito de equipa, porque todos se culpavam uns aos outros. Além disso, o cozinheiro não fazia as encomendas categorizando os produtos, pedia quantidades elevadas e havia desperdício. Já a empregada da limpeza fazia encomendas a menos e quando os produtos faltavam, era necessário irem ao supermercado mais próximo. O gestor era poupado demais e comprava produtos de baixa qualidade que danificavam a roupa mais rapidamente.
Neste sentido, João Alves, diretor executivo de produtos, alerta que “muitas vezes se culpa o fornecedor, quando a redução de custos passa pela organização das instituições ou dos hotéis”. Deu, neste âmbito, alguns conselhos para uma gestão de compras mais eficientes, como, não comprar em quantidades elevadas ou insuficientes, não comprar mais cedo ou mais tarde do que é necessário e sem especificações do produto – quer da qualidade, quer do peso – e sem controle de faturas.
Também na entrega de mercadorias deve haver sempre um controle à entrada, e haver um sistema de crédito de bens para quando são recebidos com baixa qualidade ou com estragos.
Já no armazenamento, é necessário que haja condições térmicas ideais, assim como higienização, manutenção, inspeção dos produtos, e a realização de inventários de modo regular. Deve haver sempre um cálculo de número de refeições, controlando o que é efetivamente necessário, assim como controlar o tipo de peças e o corte, produzir o necessário e não em excesso, evitar desperdícios e ter sempre os mesmos utensílios para empratar – para ter sempre as mesmas doses. A comparação de custos é igualmente importante.
A juntar-se a todos estes aspetos, João Alves destacou o espírito de equipa: “para haver uma efetiva diminuição de custos é preciso haver uma equipa e trabalho em equipa, e não dizer-se que não se apagou a luz porque foi outra pessoa que deixou acesa”.
Miguel Parede Alves adiantou, relativamente a esta ação de formação, que “correu fantasticamente”, tendo obtido perto de “300 participantes”. Segundo o empresário, as reações foram positivas e atingiram o objetivo que pretendiam: “transmitir informação na área da gestão de compras e ajudar a capacitar os responsáveis pelos hotéis e as instituições sociais”.
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