Por Daniela Costa, Business Development Manager Portugal da Paraty Tech
O peso das agências de viagem na distribuição é inegável. Os hotéis e as cadeias hoteleiras reconhecem-no, habituados a receber diariamente pedidos de orçamento por parte de agências interessadas em incluir os seus estabelecimentos nos seus catálogos de ofertas e pacotes.
Conscientes desta dinâmica, e imersos numa procura constante por novas formas de divulgação do canal direto, a Paraty Tech desenvolveu um Módulo de Agências de Viagem. Completamente integrado com o motor de reservas do website oficial, esta funcionalidade permite aos hoteleiros automatizar este complicado processo, desresponsabilizando as suas equipas desta tarefa para que possam centrar-se no que é verdadeiramente importante. A inovação tecnológica deve acontecer precisamente nos processos em que não precisamos necessariamente do fator humano e, assim, otimizar os recursos e serviços.
Como funciona
De forma simplificada, o Módulo de Agências de Viagem traduz-se numa secção no website oficial, através da qual as agências de viagem podem, primeiro, registar-se de forma rápida e fácil, identificando-se como tal, e, de seguida, começar a vender através do canal direto com as condições previamente definidas através do painel de configurações.
Este painel é acessível através do Hotel Manager da Paraty, o backoffice do nosso motor de reservas.
A qualquer momento, durante o processo de reserva, a agência terá visível a percentagem de comissão que lhe corresponde, podendo consultar também o preço da sua pesquisa e o valor em € que a venda implicaria.
A partir daqui, as opções são infinitas. Vamos ver com mais detalhe:
- Processo de registo rápido e fácil
- Através da secção Agências: as agências de viagem preenchem o formulário de registo. A cada inscrição, o hoteleiro recebe uma notificação por email. É decisão exclusivamente sua definir se esse registo requere ou não validação posterior. Em caso afirmativo, a agência é informada de que o seu pedido está em processamento, e o hoteleiro apenas tem de aceder à lista de registos, no painel de configurações, e mudar o estado da inscrição de “pendente” para “ativo”.
- Através do Painel de Configurações: Neste painel, além de validar as novas inscrições, o hoteleiro pode também adicionar manualmente agências, excluí-las, mudar o seu estado, editar os seus dados e modificar, em qualquer momento, as condições de venda, pagamentos, cancelamentos, tarifas, etc.
- Configuração das condições
- Genéricas: O hoteleiro tem a opção de estabelecer, de forma genérica, as mesmas condições de venda para todas as agências, incluindo a percentagem de comissão, NET ou PVP, tarifas, regimes, quartos, ocupação, restrições de estadia, formas de pagamento e prazos, período de reserva, etc.
- Particulares: Também tem a opção de configurar todos estes parâmetros individualmente para cada agência. Esta alternativa oferece o maior grau de controlo possível.
- Combinadas: A terceira opção é estabelecer condições genéricas para todas as agências, mas modificar manualmente apenas aquelas que lhe interesse, por qualquer motivo.
- Parâmetros de configuração
- Percentagem de comissão
- Tarifas especiais
- Forma de pagamento (cartão, transferência, MB Way, etc.)
- Prazos de pagamento (antecedência, percentagem, etc.)
- Políticas de cancelamento
- Quartos
- Ocupações
- Regimes
- Restrições de estadia
- Período de reserva
- Integração com a Paraty E-Payments
- Caso o hoteleiro também possua a nossa plataforma de pagamentos Paraty E-Payments, pode gerir tudo o que esteja relacionado com a cobrança das reservas das agências através da mesma (tokenização, divisão e adiamento, controlo do estado, envio de links para cobrança, etc.)
- Consultas e pesquisas
- No painel de administração, o hoteleiro dispõe de um sistema de pesquisa com filtros para localizar as agências e consultar as reservas e o revenue que geraram.
- Identificação da reserva
- As reservas realizadas por agências de viagem são identificadas como tal através da palavra Agency na coluna Origem, dentro da secção de Reservas do Hotel Manager da Paraty.
- Download de reservas no channel / PMS
- O identificador das reservas realizadas pelas agências é diferente daquele das reservas diretas realizadas pelos hóspedes. Deste modo, torna-se muito mais fácil a sua identificação aquando da integração no Channel ou PMS.
- Email de confirmação
- Agência: A agência recebe um email de confirmação personalizado, com os seus dados e o seu logótipo, para facilitar a entrega da documentação pertinente aos seus clientes.
- Cliente final: Também é possível habilitar uma configuração que envia o email de confirmação ao cliente final, neste caso, ocultando o preço, para que a agência possa desfrutar da privacidade e autonomia que a sua atividade profissional exige.
- Conexão com o Business Intelligence
- Da mesma forma que acontece com o resto das reservas, toda a atividade das agências no motor de reservas é recolhida e monitorizada no BI. Esta informação é de extraordinário valor para identificar tendências neste canal de venda.
- Redirecionamentos:
- Uma característica do motor de reservas da Paraty Tech é a sua obsessão em apresentar sempre disponibilidade ao cliente. As agências também podem beneficiar deste atributo e ter disponibilidade praticamente em qualquer pesquisa, incluídas aquelas nas quais outros canais não a podem oferecer. Por exemplo, se o cliente pesquisa um quarto quádruplo e o hotel não tem um, o motor vai devolver a disponibilidade oferecendo-lhe dois quartos duplos.
Benefícios para o hoteleiro que dispõe do Módulo de Agências de Viagem
Se for bem administrado, o papel das agências pode ser muito rentável. Não há dúvida que a simplificação dos processos de registo, consulta e de reserva através do canal direto pode favorecer o aumento do número de agências interessadas em comercializar um determinado estabelecimento, com o consequente potencial de aumento das vendas. Mas isto não é tudo.
- Informação precisa e atualizada: nenhum canal tem o grau de atualização oferecido pelo canal direto, por definição, o canal mais cuidado pelos estabelecimentos.
- Inventário disponível apenas no canal direto: determinados quartos estarão unicamente disponíveis no canal direto. As agências podem beneficiar desta circunstância, ao mesmo tempo que os hotéis encontram uma via adicional de venda.
- Controlo absoluto sobre os preços: se as agências pesquisam no canal direto, evitamos que ofereçam orçamentos errados, obtidos em canais pirata.
- Facilidade e rapidez na gestão do perfil de intermediário: os hotéis otimizam a gestão com este intermediário e a comunicação entre as agências e o hotel fica mais ágil e fluída.
- Grau máximo de autonomia para as agências: A menos que exista interesse por parte do hoteleiro em validar os novos registos, as agências podem começar a vender, sem ajuda, numa questão de minutos.
- Diminuição da carga de trabalho da equipa do hotel: a automatização deste processo traduz-se numa valiosa economia de tempo.
- Maior visibilidade do canal direto: o facto de que as agências ofereçam um determinado hotel aos seus clientes garante que estes visitem o website oficial para conhecê-lo melhor antes de tomar a decisão de compra.
- Mais tráfego para o website oficial: Quanta mais visibilidade, mais tráfego. Não apenas de possíveis compradores, mas também daqueles com quem partilham a sua experiência no hotel.
- Melhor posicionamento orgânico: o posicionamento orgânico nos motores de pesquisa é essencialmente nutrido de visitas e links associados. Indubitavelmente, existirão mais benefícios com o aumento de número de inscrições de agências.
Se quer saber mais sobre o Módulo de Agências de Viagem, não hesite em contactar-nos. Teremos todo o prazer em ajudar e realizar uma demonstração.
